OraFlow 知识库与用户指南

员工权限与职责汇总表

设置 → 诊所人员

• 诊所超级管理员（admin）：整个诊所及所有分院（branch_id = null）。完全访问：分院、员工、价格矩阵、在线预约、全局折扣、所有分析报表、计费、数据库清理、SMTP。若为唯一管理员，则无法删除自身或更改自身角色。

• 分院管理员（branch_admin）：仅限所属分院（branch_id）。管理本分院员工、本地价目表、本分院收银台及预约、收银员报表。禁止：创建 admin 或其他 branch_admin、删除分院、重命名分院、访问全局模块（套餐计费、磁盘配额、全局 SMTP）。

• 诊所医生（dentist）：仅限所属分院及已绑定患者。个人排班、预约日志、牙位图、X光片及已绑定患者的治疗历史、“第二诊疗意见”聊天室。若患者未绑定该医生，则无权查看其病历（牙位图、X光、治疗史）。不可收款。

• 独立牙医（dentist 无 clinic_id）：个人账户（私人执业）。全功能：兼任自己的管理员、收银员和医生。可使用折扣、在线预约、个人Logo、分析报表、计费。无分院模块及第三方员工编制。

• 前台 / 操作员（operator）：仅限所属分院。创建患者、预约日志、收款、打印收据、本班收银报表。严禁接触医疗数据：不可查看X光文件、牙位图及牙齿治疗历史。

视频教程：从哪里开始

几个简短的视频演示了如何开始使用 OraFlow。请先录入排班，其余内容在使用过程中就会清楚。诊所和独立牙医都适用。所有视频都在同一个播放列表中，新视频也会添加到那里。

在 YouTube 上观看视频教程

注册与账户激活

/register 页面

1. 前往注册页面（/register）。
2. 选择账户类型：“牙医”（单人私人执业）或“诊所”（多医生/多分院的机构；指定员工上限：6、11、16、31）。
3. 填写必填项：用户名、密码、名、姓、工作邮箱、电话（含国家代码）及诊所名称。
4. 查收邮件，点击链接激活账户（链接有效期24小时）。

基本信息、时区与币种设置

设置 → 品牌与组件 / 设置 → 价目表

1. 时区：进入“设置”→“品牌与组件”（页面底部），点击时区字段旁的铅笔图标并选择所在区域。轮班边界、在线时段及财务报表均严格按诊所时区计算，而非用户设备时间。
2. 结算币种：进入“设置”→“价目表”，右上角选择币种（USD、EUR、RUB、AMD、AED、CNY 或自定义最多4字符）。全诊所统一使用同一币种。
3. Logo：在“品牌与组件”→“Logo”中上传诊所Logo（JPEG/PNG，最大5MB）。系统将自动优化尺寸至 288×96 px 容器内，且不裁切文字。

添加分院与员工

设置 → 诊所人员

1. 分院：进入“设置”→“诊所人员”→“诊所与分院”标签页，点击“+ 添加分院”，填写名称、精确地址及联系电话。
2. 员工：切换至“员工”标签页，点击“+ 添加员工”，输入用户名、姓名、邮箱、电话，选择角色与所属分院。系统将自动生成临时密码并发送至该员工邮箱。

通知邮件配置（SMTP）

设置 → 通知 → SMTP 设置

1. 打开“设置”→“通知”→“SMTP 设置”。
2. 填入服务器地址、端口（SSL通常为465，TLS为587）、登录账号（您的邮箱）及密码。
3. Gmail / Yandex 用户：请使用邮箱安全设置中生成的16位专用应用密码，而非主邮箱密码。
4. 在“测试邮箱”栏填入接收地址并点击“测试”。
5. 发送成功后点击“保存”。

医生排班构建方式

设置 → 工作排班

• 按星期排班：勾选所需工作日（周一、周二等），为每天设定上下班时间。如需添加休息时段，点击“+ 添加时间段”（如 09:00–14:00 和 15:00–19:00）。最小间隔为15分钟，重叠时段将被自动阻止。

• 单日 / 双日排班：系统根据日历日期的奇偶性（2、4、6… 或 1、3、5…）确定排班。分别设置单日和双日的工时。在“排除星期”区块中取消常规休息日（如取消周六周日勾选，使其无论日期如何始终为非工作日）。

例外日历与轮班历史记录

设置 → 工作排班 → 交互式日历

• 设为计划外休息日：点击日历中的工作日，该日期将显示红色边框，当日线上及线下预约通道关闭。

• 在休息日安排上班：点击任意非工作日，在弹窗中单独设置该日的工作时间。

• 排班历史：系统保留所有历史排班版本。修改当前排班不会影响已完成的过往预约。

排班网格视图模式

排班表

• 日视图（按员工）：顶部以并列列形式展示所选分院的所有医生。

• 周视图：展示所选医生的连续7天排班。

• 快速切换时间格式：点击左侧时间轴可即时切换 24小时制 / 12小时制（AM/PM）。

创建预约

排班表

1. 点击医生列中的蓝色空闲时段（或点击“预约挂号”）。蓝色表示该时段处于医生工作时间内。
2. 在预约窗口中通过姓名、电话或邮箱搜索现有患者（输入3个字符即触发搜索），或输入新姓名并点击“创建新患者”。
3. 从价目表中选择一个或多个项目（时长与价格自动累加）。
4. 指定就诊类型：单次就诊 或 治疗计划就诊（若患者有进行中的治疗计划）。
5. 必要时手动调整时长或添加备注。
6. 点击“保存”。

就诊状态及流转

排班表 → 点击就诊色块

点击网格中的预约色块将打开管理卡片：

• pending（待确认，黄色）— 预约已创建，患者尚未确认。

• confirmed（已确认，绿色）— 患者已通过电话/短信确认到诊。

• arrived（已到达 / 签到，青色）— 患者已在前台签到。

• completed（已完成，紫色）— 就诊已结束。若关联了治疗计划，系统将询问：“仅完成本次就诊还是整个治疗计划？”。

• no-show（爽约，红色）— 患者未提前通知且未到场。

• cancelled（已取消，红色）— 预约已被取消。

改期（拖拽操作）

排班表

• 电脑端：按住鼠标左键拖动就诊色块至其他时间或其他医生列。

• 手机/平板端：长按色块300毫秒，轻微震动后即可用手指拖动。

• 系统将要求确认。若目标医生在该时段已有预约或不处于工作状态，系统将拒绝移动并给出明确提示。

新建时的查重规则

患者 → 添加患者

• 硬性拦截：若诊所内已存在相同手机号或邮箱的患者，系统将抛出 error_duplicate_phone 或 error_duplicate_email 错误，无法创建第二个相同账户。

• 软性提醒：若手机和邮箱唯一，但姓名与出生日期完全一致，系统将弹出提示：“疑似重复。已存在同名同生日患者，是否仍要创建？”。仅在确认为同名不同人的情况下才点击“仍然创建”。

患者卡片结构与医生绑定

患者 → [患者卡片]

• 个人资料：个人信息、年龄（自动计算）、支持快速编辑的备注区。

• 绑定医生（仅诊所版）：位于资料页左侧栏。超级管理员或前台可从列表中选择医生并点击“指派”。

重要提示：在医生被指派给患者之前，该医生无法查看患者的X光片、录入牙位图或查阅牙齿治疗历史。

6.1. 牙位图（Dental Chart）

患者卡片 → 牙位图

1. 底部编号切换器：FDI（11–48）或 Universal（1–32）。
2. 标记诊断/修复体：在顶部工具栏选择相应工具（如“龋齿”、“充填”、“牙冠”、“种植体”），然后点击对应牙齿。牙齿将变为对应颜色（或显示种植体螺丝/根管桩）。使用同一工具再次点击即可取消标记（恢复为“健康”状态）。
3. 构建固定桥：点击“桥体”工具 → 点击第一个基牙（牙号呈蓝色闪烁）→ 点击同一牙弓内的第二个基牙。系统将自动用整体连接杆连接两者之间的所有牙齿。拆除桥体时，选择“桥体”工具并点击结构中任意一颗牙齿即可。

6.2. 单牙治疗历史（Tooth History）

患者卡片 → 牙位图

1. 在牙位图工具栏中停用所有工具（切换至光标模式）。
2. 点击任意牙齿，右侧将滑出该牙专属的历史记录面板。
3. 点击“+ 新增记录”，输入治疗协议后点击“保存”。
4. 医疗审计：对旧记录点击“编辑”时，原始文本不会被删除，而是以删除线形式保留在版本历史中，并注明修改人与修改时间。

6.3. X光片与照片存储（文件）

患者卡片 → 文件

• 上传：点击“文件”标签页顶部的上传区块，从电脑选择文件或用手机/平板拍照。

• “压缩照片”选项：默认开启。可将大尺寸照片降至 Full HD（1920×1080），在不损失诊断价值的前提下节省诊所磁盘配额。

• 关联牙齿：上传前在下颌交互缩略图上点击对应牙号，影像将自动绑定至这些牙齿，并在查看牙齿历史时同步显示。

• 预览（Lightbox）：点击缩略图可全屏查看。支持鼠标滚轮平滑缩放，或在移动端使用双指捏合手势（pinch-to-zoom）。

治疗计划生命周期与计价

患者卡片 → 治疗计划

1. 点击“创建计划”，输入名称（如“2026种植与修复”）。同一患者同时只能有一个活跃的治疗计划。
2. 绑定分院：在下拉菜单中选择治疗所在分院，所有项目费用将立即按该分院价目表重新计算。
3. 添加项目：在搜索框中输入项目名称并选中，依次添加所有阶段。
4. 计划折扣：若存在适用折扣，将出现蓝色区块及“应用折扣”按钮。
5. 协议价（手工定价）：点击“总费用”旁的铅笔图标并输入协商金额，系统将差额记为个人手工折扣。
6. 计划付款：患者可分期支付（预付款）。进度条直观展示“已付 / 待付”比例。
7. 完结：当所有项目执行完毕后，在操作菜单（三个点）中选择“完结计划”。此后可新建下一个治疗计划。

如何为患者收款？

日历 → 就诊 → “录入付款” 或 患者卡片 → “付款记录”

1. 从日历入口：点击预约 → 绿色“录入付款”按钮。
2. 从患者卡片：打开“付款记录”或“治疗计划”标签页 → 点击银行卡图标按钮。
3. 在弹窗中选择付款用途（单次就诊或治疗计划），输入金额（默认带入准确欠款余额），选择支付方式（银行卡、现金、转账、礼品卡或积分），并选择业绩归属医生。
4. 点击“保存付款”。

使用积分或礼品卡支付

收款弹窗

• 若患者拥有礼品券或积分，对应按钮上将显示可用余额。

• 若支付金额超出积分余额或礼品卡面额，系统将报错并提示确切可用余额。

收银差错更正与退款（冲正）

患者卡片 → “付款记录”标签页

1. 根据会计准则，OraFlow 中的财务流水不可篡改，无法无痕删除付款记录。
2. 进入患者的“付款记录”标签页。
3. 展开相关计划或就诊记录。
4. 在错误付款行右侧点击操作菜单（三个点）。
5. 点击“删除”（全额冲正）或“编辑”（修改金额/方式）。
6. 系统自动处理：错误付款将被红线划除（is_deleted = true），同时生成一笔负金额的补偿冲正记录；已发放的返现将从积分账户扣回，积分/礼券退回余额，患者总欠款实时重算。

9.1. 折扣叠加规则（策略）

设置 → 折扣管理 → 通用设置

• 优先级（Priority）：对比所有触发的折扣，仅应用对患者最优惠的一项。

• 级联（Cascade）：折扣按顺序依次作用于剩余价格。

• 叠加（Summable）：患者个人折扣百分比与全院促销百分比相加。

9.2. 创建忠诚度计划

设置 → 折扣管理

点击“创建折扣”时有4种选项：

1. 全局促销：面向所有人的自动折扣（如“5月洁牙8折”）。

2. 手动指派：管理员在特定VIP客户卡片中手动绑定的折扣模板。

3. 通用优惠码：输入关键词（如 INSTA2026）即可享受折扣。

4. 唯一码生成模板：用于批量印制一次性优惠券的底版。

9.3. 唯一优惠码生成器

设置 → 折扣管理 → 优惠码生成器

1. 进入“唯一优惠码生成器”区块。
2. 选择促销活动模板。
3. 设定生成数量（单次最多1000个）及前缀（最多12个拉丁字母，如 SUMMER）。
4. 点击“生成”。生成的代码可一键复制，或导出为 CSV/TXT 格式供群发或印刷厂使用。

9.4. 礼品券（Gift Cards）

设置 → 折扣管理 → 礼品卡

1. 单张发行：选择“单张发行”，设定面额与有效期，系统将生成10位唯一编码。
2. 批量印制：选择“批量发行”，输入系列名称（如“新年5000”）、数量（最多500张）及面额。导出 CSV 文件交由制卡厂生产实体塑料卡。
3. 激活：在患者卡片的“忠诚度”标签页中，将证书编码填入“礼品卡”字段并点击“激活”。

创建公共链接与二维码

设置 → 品牌与组件 → 在线预约组件

1. 输入链接的业务名称（如“Taplink 治疗科”）。
2. 设定覆盖范围：全诊所（患者可选分院、任意医生及项目）、单分院（仅限指定地址预约）或 指定医生（某位医生的专属链接）。
3. 勾选允许患者在线选择的项目。
4. 如需展示价目表，请开启“显示价格”开关。
5. 点击“创建链接”。

用于印刷与社交软件的二维码

设置 → 品牌与组件 → 链接旁的 QR 图标

在弹窗中您可以：

• 点击“下载 PNG”——发送给平面设计师（用于前台立牌、名片、传单印刷）。

• 点击“WhatsApp”或“Email”——快速将链接发送给患者。

• 复制直链，格式为 https://your-domain.com/book/xxxxxxxx。

患者端预约体验（4步流程）

公共预约组件

1. 第1步：选择服务项目。
2. 第2步：选择医生（若链接中未锁定）。
3. 第3步：基于诊所真实排班选择日期与空闲时段。
4. 第4步：填写姓名、电话及出生日期。确认后，预约将瞬间出现在排班网格中，状态为 pending 并带有“在线预约”标签。

报表模块使用指南及指标释义

数据分析（顶部导航栏图表图标）

1. 在顶部区块勾选所需报表：
2. • 汇总：当期总流水及患者总欠款。
3. • 患者流量：初诊人数与复诊人次。
4. • 负债：已发折扣总额、礼品卡及积分余额。
5. • 医生业绩：按医生拆分的营收明细。
6. • 欠款台账：详细欠款表，标明欠款产生分院。
7. • 治疗计划：活跃计划台账、总价及付款进度。
8. • 项目热度：各项目执行频次（次数）及基础单价。
9. • 收银员报表：按管理员及支付类型（现金、POS、积分）拆分的对账单。
10. 设定日期范围、分院及医生后，点击“生成报表”。
11. 任意表格均可通过文件图标按钮导出为 Excel/CSV 格式。

沟通渠道与安全规则

右上角消息图标

点击右上角对话图标即可展开侧滑面板：

• 分院/诊所聊天室：值班人员的日常运营沟通。

• 私信（DMs）：员工个人通讯（绿点代表“在线”）。

• “第二诊疗意见”信息流（医生专属）：选择专科（全科、正畸、外科等）及语言，发布疑难病例及影像供平台同行讨论。发帖限制：免费版每小时1条，付费版每小时最多30条。

• “随时接诊”名录：开启“愿意提供帮助”开关后，平台其他医生可向您发起紧急在线咨询。

• 合作伙伴网络（Partners）：面向独立诊所的 B2B 协作模块（CT转诊、麻醉、技工所对接）。通过搜索寻找合作诊所并发送申请，通过后即可开启跨院共享聊天室。

隐私政策：聊天记录采用超高速存储，消息生命周期自动设定为24小时。超时后历史记录将被自动彻底清除。

存储指示器与文件归档

设置 → 存储管理

• 存储指示器直观展示空间占用：蓝色部分 — X光片、Logo及头像等物理文件；绿色部分 — 数据库表及索引大小；黄色标识 — 付费额外磁盘即将到期警告。

• 文件归档：诊所历史上传文件总台账。可按患者筛选、查找最大影像文件，或在电脑端一次性打包下载最多100个文件的ZIP压缩包。

数据库清理工具

设置 → 存储管理 → 数据库清理

1. 安全释放磁盘配额。
2. 设定时间范围（如：清理2年前的所有数据）。
3. 选择清理对象：过期系统日志、无付款记录的已取消预约、无欠款的归档计划。
4. 点击“清理预览”——系统将计算待删行数，但不执行实际删除。
5. 点击“执行清理”（删除医疗实体需验证管理员密码）。操作完成后，系统将自动对数据库表执行 VACUUM 优化。

资费矩阵与续费

设置 → 计费与订阅

• 卡片展示当前套餐、医生人数上限及到期日。

• 预付折扣：1个月 — 原价；3个月 — 95折；6个月 — 9折；12个月 — 买10送2（免费2个月）。

• 额外磁盘空间可通过独立扩展包购买，无需升级至更昂贵的套餐。

推荐奖励计划

设置 → 推荐计划

• 在“设置”→“推荐计划”中复制您的专属链接。

• 将链接分享给其他诊所的同行。

• 当新诊所通过您的链接注册并完成首笔订阅付款后，经过30天保护期，您的推荐账户将获得一笔永不过期的美元奖金。

• 累积的推荐额度可通过“使用余额”按钮直接抵扣您自身的套餐费或扩容费用。

移动设备操作特性

智能手机与平板界面

OraFlow 界面已通过 Capacitor 技术全面适配智能手机与平板电脑：

1. 底部导航栏：核心模块（排班、患者、分析、设置）移至屏幕底部拇指热区。

2. 打开的患者堆栈：若同时打开了多个患者卡片，底部面板将出现带数字角标的堆叠图标，点击即可一键切换当前查看的患者。

3. 触屏就诊管理：短按打开操作卡片；长按300毫秒激活手指拖拽改期模式。

4. X光片手势：双击放大局部，双指捏合（pinch-to-zoom）平滑缩放细节。

该时段已被其他预约占用

error_time_slot_busy

原因：所选时间与该医生的另一预约发生冲突。

解决：更改开始时间、缩短时长或选择其他空闲医生。

医生在该时段不工作

error_doctor_not_working

原因：就诊时间超出了医生的排班范围。

解决：在“工作排班”中核实医生工时，或为该日添加专属轮班。

无法删除已有付款记录的预约

error_delete_appointment_with_payments

原因：试图删除已产生收银记录的就诊。

解决：进入该就诊，点击付款记录并对所有款项执行冲正（删除）。清零后即可正常删除预约。

该手机号/邮箱对应的患者已存在

error_duplicate_phone

原因：系统中已登记相同手机或邮箱的患者（error_duplicate_phone / error_duplicate_email）。

解决：通过“患者”模块的搜索框查找现有档案。系统旨在防止病历重复建档。

姓名与出生日期重合（疑似重复）

error_possible_duplicate_name_dob

原因：姓名及生日与现有患者完全一致。

解决：请仔细核对。若确认为同名不同人，请点击“仍然创建”。

无法删除存在进行中预约的患者

cannot_delete_patient_active_appointments

原因：试图删除仍有未完成未来预约的患者。

解决：先在排班表中取消或完结该患者的所有预约，随后即可删除。

无法删除诊所唯一的管理员

last_admin_cannot_delete

原因：试图删除或降级诊所内唯一的超级管理员（last_admin_cannot_delete / last_admin_cannot_change_role）。

解决：此为系统禁令，诊所不能处于无管理者状态。请先将管理员权限授予其他员工。

无法删除有排班预约的医生

cannot_delete_staff_with_active_appointments

原因：试图删除名下仍有未来预约的医生。

解决：打开排班表，将该医生未来的所有预约转移给其他医生。

无法删除仍有在职员工的分院

cannot_delete_branch_with_staff

原因：试图删除仍有关联用户的分院。

解决：在“诊所人员”中将该分院所有员工调往其他地址，随后即可删除空分院。

无法删除存在活跃业务的分院

cannot_delete_branch_with_active_appointments

原因：该分院下仍有未完结的预约或开放的治疗计划。

解决：完结、取消或将这些活跃业务重新绑定至其他分院。

“只读模式”：订阅已过期

error_subscription_expired

原因：诊所付费订阅期已满。

解决：系统已自动锁定编辑权限（只读模式）。请前往“计费与订阅”续费套餐。

当前员工数超出新套餐限额

error_downgrade_staff_limit_exceeded

原因：试图降级至员工上限低于当前已建人数的套餐。

解决：当前账号人数超出新套餐允许值。请先删除非活跃员工以满足限额要求。

禁止诊所降级为“个人版”

error_clinic_to_solo_forbidden

原因：诊所试图切换至“个人版”套餐。

解决：多员工/多分院的诊所在架构上无法降级为单用户的“个人版”。

积分余额不足以抵扣

error_insufficient_bonus_balance

原因：拟扣减金额大于患者当前积分余额。

解决：请输入小于或等于患者当前余额的积分数值。

礼品卡余额不足

error_insufficient_gift_card_balance

原因：扣款金额超出礼品卡剩余面值。

解决：在患者“忠诚度”标签页核实卡内余额，仅核销可用金额。

“第二诊疗意见”发帖频率超限

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原因：超出“第二诊疗意见”信息流的发布频率限制。

解决：试用版上限为每小时1条，付费版上限为每小时30条。请等待时间窗口重置。