Base de connaissances et guide utilisateur OraFlow

Tableau récapitulatif droits et responsabilités personnel

Paramètres → Personnel clinique

• Super Admin Clinique (admin) : Toute clinique et toutes succursales (branch_id = null). Accès total : succursales, personnel, matrice prix, réservation en ligne, remises globales, toute analytique, facturation, nettoyage BD, SMTP. Ne peut se supprimer soi-même ni changer rôle si unique admin.

• Admin Succursale (branch_admin) : Propre succursale uniquement (branch_id). Gère personnel propre succursale, liste prix locale, caisse et RDV propres succursale, rapport caissier. Interdit : créer admin ou autres branch_admin, supprimer succursales, renommer succursale, accéder sections globales (facturation plan, quotas disque, SMTP global).

• Dentiste Clinique (dentist) : Propre succursale et patients assignés uniquement. Propre planning, journal RDV, odontogramme, radios et historique traitement patients assignés, chat 'Deuxième avis'. Accès refusé dossier médical (odontogramme, radios, historique) si patient non assigné. Ne peut accepter paiements.

• Dentiste Solo (dentist sans clinic_id) : Compte personnel (cabinet privé). Fonctionnalité complète : propre admin, caissier et dentiste. Accès remises, réservation en ligne, logo personnel, analytique, facturation. Pas module succursales ni personnel tiers.

• Opérateur / Réception (operator) : Propre succursale uniquement. Création patients, journal RDV, acceptation paiements, impression reçus, rapport vacation caisse. Interdiction totale données médicales : ne voit fichiers radios, odontogrammes ni historique dentaire.

Tutoriels vidéo : par où commencer

De courtes vidéos montrent comment démarrer avec OraFlow. Commencez par saisir le planning de travail, le reste deviendra clair au fil de l'eau. Elles conviennent aussi bien aux cliniques qu'aux dentistes solo. Toutes les vidéos sont réunies dans une seule playlist, les nouvelles y sont ajoutées.

Voir les tutoriels vidéo sur YouTube

Inscription et activation compte

Page /register

1. Allez page inscription (/register).
2. Sélectionnez type compte : 'Dentiste' (cabinet individuel 1 docteur) ou 'Clinique' (organisations multiples docteurs/succursales ; spécifiez limite personnel : 6, 11, 16, 31).
3. Remplissez champs obligatoires : identifiant, mot passe, prénom, nom, email pro, téléphone (code pays) et nom clinique.
4. Vérifiez email. Cliquez lien activer compte (lien valide 24h).

Configuration coordonnées, fuseau horaire et devise

Paramètres → Marque & Widgets / Paramètres → Liste prix

1. Fuseau horaire : Allez 'Paramètres' → 'Marque & Widgets' (bas page). Cliquez crayon champ fuseau horaire sélectionnez région. Limites vacation, créneaux en ligne et rapports financiers calculés strictement selon fuseau clinique, pas appareil utilisateur.
2. Devise facturation : Allez 'Paramètres' → 'Liste prix'. Coin supérieur droit sélectionnez devise (USD, EUR, RUB, AMD, AED, CNY ou personnalisée max 4 car.). Devise unique toute clinique.
3. Logo : Dans 'Marque & Widgets' → 'Logos', téléchargez logo clinique (JPEG/PNG max 5 Mo). Système optimise automatiquement taille conteneur 288×96 px sans rogner texte.

Ajout succursales et personnel

Paramètres → Personnel clinique

1. Succursales : Allez 'Paramètres' → 'Personnel clinique' → onglet 'Clinique & Succursales'. Cliquez '+ Ajouter succursale', indiquez nom, adresse exacte, téléphone(s).
2. Personnel : Onglet 'Personnel', cliquez '+ Ajouter employé'. Saisissez identifiant, nom complet, email, téléphone, sélectionnez rôle et succursale. Mot passe temporaire généré envoyé automatiquement email employé.

Configuration email notifications (SMTP)

Paramètres → Notifications → Paramètres SMTP

1. Ouvrez 'Paramètres' → 'Notifications' → 'Paramètres SMTP'.
2. Saisissez serveur, port (généralement 465 SSL ou 587 TLS), identifiant (votre email), mot passe.
3. Pour Gmail / Yandex : Utilisez Mot passe application spécial 16 chiffres généré paramètres sécurité service mail, pas mot passe principal.
4. Saisissez adresse test champ 'Email test' cliquez 'Tester'.
5. Après envoi réussi cliquez 'Enregistrer'.

Options construction planning docteurs

Paramètres → Planning travail

• Par jours semaine : Activez jours ouvrables requis (Lun, Mar, Mer...). Définissez heure début/fin chaque jour. Ajouter pause cliquez '+ Ajouter intervalle' (ex: 09h00–14h00 et 15h00–19h00). Longueur min intervalle 15 min ; chevauchements bloqués automatiquement.

• Jours pairs / impairs : Système détermine planning numéro jour calendrier (2, 4, 6... ou 1, 3, 5...). Configurez heures travail vacations paires/impaires. Bloc 'Exclure jours semaine' désactivez jours repos réguliers (ex: décochez samedi dimanche toujours chômés indépendamment date).

Calendrier exceptions et historique vacations

Paramètres → Planning travail → Calendrier interactif

• Assigner jour repos non programmé : Cliquez jour ouvrable calendrier — date marquée contour rouge. Réservations en ligne/régulières fermées.

• Assigner vacation jour repos : Cliquez jour chômé. Fenêtre popup définissez heures travail spécifiquement cette date.

• Historique plannings : Système sauvegarde toutes versions précédentes. RDV passés non déplacés lors modification planning actuel.

Modes grille planning

Planning

• Vue jour (par personnel) : En-tête affiche tous docteurs succursale sélectionnée colonnes parallèles.

• Vue semaine : Affiche 7 jours semaine docteur sélectionné.

• Bascule rapide format heure : Cliquez échelle temporelle gauche basculer instantanément mode 24h / 12h (AM/PM).

Créer rendez-vous

Planning

1. Cliquez créneau bleu libre colonne docteur (ou 'Réserver RDV'). Couleur bleue indique temps dans planning travail docteur.
2. Fenêtre réservation trouvez patient existant nom/téléphone/email (recherche dès 3 caractères) ou saisissez nouveau nom cliquez 'Créer nouveau patient'.
3. Sélectionnez procédures liste prix (durée/prix sommés automatiquement).
4. Spécifiez type visite : Visite unique ou Visite plan traitement (si patient plan ouvert).
5. Ajustez durée manuellement si besoin ajoutez note.
6. Cliquez 'Enregistrer'.

Statuts visite et transitions

Planning → Clic bloc visite

Clic bloc RDV grille ouvre carte gestion :

• pending (En attente, jaune) — RDV créé, patient pas confirmé.

• confirmed (Confirmé, vert) — patient confirmé venue (tél/SMS).

• arrived (Arrivé / Check-in, turquoise) — patient arrivé réception.

• completed (Terminé, violet) — consultation réalisée. Si liée plan traitement système demande : 'Terminer seulement cette visite ou tout le plan ?'.

• no-show (Absent, rouge) — patient absent sans prévenir.

• cancelled (Annulé, rouge) — RDV annulé.

Replanifier RDV (Drag-and-Drop)

Planning

• Sur PC : Maintenez bloc bouton gauche souris glissez autre heure/colonne autre docteur.

• Sur Smartphone/Tablette : Appui long bloc 300ms, après vibration légère glissez créneau.

• Système demande confirmation. Si docteur cible déjà RDV heure-là ou travaille pas — système rejette déplacement explication claire.

Règles vérification doublons création

Patients → Ajouter patient

• Blocage strict : Si clinique patient même téléphone/email — système erreur error_duplicate_phone/error_duplicate_email. Impossible créer deuxième compte identique.

• Avertissement doux : Si téléphone/email uniques mais nom complet/date naissance correspondent, système affiche : 'Doublon possible. Patient ces données existe déjà. Créer quand même ?'. Cliquez 'Créer quand même' seulement homonyme confirmé.

Structure fiche patient et affectation docteurs

Patients → [Fiche patient]

• Profil : Données personnelles, âge (auto-calculé), bloc notes édition rapide.

• Docteurs assignés (cliniques seulement) : Bloc colonne gauche profil. Superadmin/opérateur sélectionne docteurs liste clique 'Assigner'.

IMPORTANT : Tant docteur assigné patient, celui-ci voit radios, fait entrées odontogramme ni voit historique dentaire.

6.1. Odontogramme (Dental Chart)

Fiche patient → Odontogramme

1. Commutateur numérotation bas : FDI (11–48) ou Universal (1–32).
2. Poser diagnostics/restaurations : Sélectionnez outil panneau supérieur (ex: 'Carie', 'Obturation', 'Couronne', 'Implant') cliquez dent. Dent colore (ou vis implant/pivot apparaît). Re-clic même outil retire marque (retour 'Sain').
3. Construire bridge : Clic outil 'Bridge' → clic première dent pilier (numéro pulse bleu) → clic deuxième dent pilier même arcade. Système connecte automatiquement dents intermédiaires barre monobloc. Retirer bridge sélectionnez 'Bridge' cliquez dent structure.

6.2. Historique traitement dentaire (Tooth History)

Fiche patient → Odontogramme

1. Désactivez outils barre odontogramme (mode curseur).
2. Cliquez dent — panneau historique coulisse droite.
3. Cliquez '+ Ajouter entrée', saisissez protocole traitement, cliquez 'Enregistrer'.
4. Audit médical : Clic 'Modifier' ancienne entrée texte original supprimé pas. Barré sauvegardé historique versions note qui/quand modifié.

6.3. Stockage radios et photos (Fichiers)

Fiche patient → Fichiers

• Téléchargement : Clic bloc téléchargement haut onglet 'Fichiers'. Sélectionnez fichiers PC prenez photo mobile/tablette.

• Option 'Compresser photo' : Active défaut. Réduit photos lourdes Full HD (1920×1080), économisant quota disque sans perte valeur diagnostique.

• Liaison dents : Avant téléchargement cliquez numéros dents mini-schéma mâchoire interactif. Image auto-liée dents visible historique dentaire.

• Visualisation (Lightbox) : Clic miniature ouvre visionneuse plein écran. Zoom fluide molette souris geste pinch-to-zoom mobile.

Cycle vie et calcul plan traitement

Fiche patient → Plans traitement

1. Cliquez 'Créer plan', saisissez nom (ex: 'Implantation & Prothèses 2026'). Patient seul plan actif fois.
2. Liaison succursale : Sélectionnez succursale traitement déroulera. Coûts procédures recalculés instantanément tarif succursale.
3. Ajout procédures : Tapez nom procédure recherche sélectionnez. Répétez étapes.
4. Remises plan : Si remises applicables existent bloc bleu bouton 'Appliquer remise' apparaît.
5. Prix contractuel (manuel) : Clic icône crayon 'Coût total' saisissez montant convenu. Système enregistre différence remise manuelle personnelle.
6. Paiement plan : Patient payer acomptes. Barre progression montre ratio 'Payé / Reste'.
7. Finalisation : Toutes procédures faites sélectionnez 'Terminer plan' menu actions (trois points). Ensuite créer nouveau plan.

Comment accepter paiement patient ?

Calendrier → Visite → 'Saisir paiement' OU Fiche patient → 'Paiements'

1. Depuis Calendrier : Clic RDV → bouton vert 'Saisir paiement'.
2. Depuis Fiche patient : Ouvrez onglet 'Paiements'/'Plans traitement' → bouton icône carte bancaire.
3. Fenêtre popup sélectionnez objet paiement (visite unique/plan traitement), indiquez montant (solde dû prérempli), sélectionnez méthode (Carte, Espèces, Virement, Carte cadeau/Bonus), sélectionnez docteur bénéficiaire revenus.
4. Cliquez 'Enregistrer paiement'.

Paiement bonus/carte cadeau

Fenêtre paiement

• Si patient certificat cadeau/bonus solde disponible affiché boutons respectifs.

• Si montant paiement dépasse solde bonus/valeur nominale carte — système erreur indiquant balance exacte disponible.

Correction erreurs caissier et remboursements (Annulation)

Fiche patient → Onglet 'Paiements'

1. Dans OraFlow historique financier immuable lois comptables. Ligne paiement effaçable sans trace impossible.
2. Allez onglet 'Paiements' patient.
3. Déployez plan/visite pertinent.
4. Ligne paiement erroné cliquez menu actions (trois points) droite.
5. Cliquez 'Supprimer' (annulation totale)/'Modifier' (changer montant/méthode).
6. Résultat automatique : Paiement erroné barré rouge (is_deleted = true), écriture compensatoire annulation montant négatif créée, cashback accumulé déduit compte bonus, points/certificats retournés solde, dette totale patient recalculée temps réel.

9.1. Règles interaction remises (Politiques)

Paramètres → Gestion remises → Paramètres généraux

• Priorité : Compare toutes remises déclenchées applique plus avantageuse patient.

• Cascade : Remises forment chaîne appliquée séquentiellement prix restant.

• Cumulable : Pourcentages remise personnelle patient promo globale additionnés.

9.2. Création programmes fidélité

Paramètres → Gestion remises

Clic 'Créer remise' offre 4 options :

1. Promo globale : Remise automatique tous (ex: '-20% prophylaxie mai').

2. Attribution manuelle : Modèle remise admin attache manuellement clients VIP spécifiques fiche.

3. Code promo partagé : Mot-clé (ex: INSTA2026) donnant remise saisie.

4. Modèle générateur codes uniques : Gabarit impression coupons jetables.

9.3. Générateur codes promo uniques

Paramètres → Gestion remises → Générateur codes

1. Allez bloc 'Générateur codes promo uniques'.
2. Sélectionnez modèle promo.
3. Définissez quantité (max 1000 fois) préfixe (max 12 car. latins ex: ETE).
4. Cliquez 'Générer'. Codes copiables liste exportables CSV/TXT mailing/imprimerie.

9.4. Certificats cadeau (Cartes cadeau)

Paramètres → Gestion remises → Cartes cadeau

1. Certificat unique : Choisissez 'Émission unique', indiquez valeur faciale validité. Système génère code unique 10 chiffres.
2. Lot impression : Choisissez 'Émission lot', saisissez nom série (ex: 'Nouvel An 5000'), quantité (max 500), valeur faciale. Exportez lot CSV production cartes plastiques.
3. Activation : Fiche patient onglet 'Fidélité' saisissez code certificat champ 'Cartes cadeau' cliquez 'Activer'.

Créer lien public et code QR

Paramètres → Marque & Widgets → Widgets réservation en ligne

1. Saisissez nom opératoire lien (ex: 'Taplink Thérapie').
2. Définissez portée : Toute clinique (patient choisit succursale/docteur/procédure), Succursale (réservation adresse spécifique uniquement) ou Docteur (lien personnel docteur spécifique).
3. Cochez procédures disponibles sélection en ligne patient.
4. Activez 'Afficher prix' afficher tarifs.
5. Cliquez 'Créer lien'.

Codes QR impression et messagerie

Paramètres → Marque & Widgets → Icône QR lien

Fenêtre modale pouvez :

• Cliquer 'Télécharger PNG' — envoyer designer (impression comptoir, cartes visite, flyers).

• Cliquer 'WhatsApp'/'Email' — envoi rapide lien patient.

• Copier lien direct format https://your-domain.com/book/xxxxxxxx.

Vue réservation patient (4 étapes)

Widget public réservation

1. Étape 1 : Sélection service.
2. Étape 2 : Sélection docteur (si fixé lien).
3. Étape 3 : Sélection date créneau libre planning réel clinique.
4. Étape 4 : Saisie nom/téléphone/date naissance. Confirmation RDV apparaît instantanément grille planning statut pending étiquette 'Réservation en ligne'.

Utilisation module rapports signification indicateurs

Analytique (icône graphique panneau supérieur)

1. Bloc supérieur cochez rapports nécessaires :
2. • Synthèse : Caisse totale période dette totale patients.
3. • Flux patients : Quantité nouveaux patients visites récurrentes.
4. • Passifs : Volume remises émises, argent cartes cadeaux points bonus.
5. • Par docteurs : Revenus ventilés docteurs.
6. • Débiteurs : Tableau détaillé dettes indiquant succursale origine.
7. • Plans traitement : Registre plans actifs, coût % payé.
8. • Popularité procédures : Fréquence exécution unités coût base.
9. • Rapport caissier : Rapprochement caisse ventilé admins types paiement (espèces, terminal, bonus).
10. Définissez plage dates, succursale, docteur, cliquez 'Générer rapport'.
11. Tout tableau exportable Excel/CSV bouton icône fichier.

Canaux communication règles sécurité

Icône message coin supérieur droit

Panneau coulissant s'ouvre clic icône dialogue en-tête droite :

• Chat succursale/clinique : Messages opérationnels service vacation garde.

• Messages directs (DMs) : Correspondance personnelle personnel (point vert = 'en ligne').

• Fil 'Deuxième avis' (docteurs) : Sélectionnez spécialité (Thérapie, Orthodontie, Chirurgie...) langue. Publiez cas cliniques complexes radios discussion collègues plateforme. Limites : Plan gratuit — 1 msg/heure, Payant — max 30/heure.

• Catalogue 'Prêts aider' : Activez 'Prêt aider' autres docteurs plateforme solliciter consultation en ligne urgente.

• Réseau partenaires (Partners) : Module B2B collaboration cliniques indépendantes (orientation scanner, anesthésie, labo). Trouvez clinique partenaire recherche envoyez demande partenariat. Approbation ouvre chat inter-cliniques commun.

POLITIQUE CONFIDENTIALITÉ : Chats fonctionnent stockage ultra-rapide durée vie automatique messages 24 heures. Après 24h historique messages purgé automatiquement.

Indicateur stockage archive fichiers

Paramètres → Gestion stockage

• Indicateur stockage montre occupation réelle espace : Segment bleu — fichiers physiques radios/logos/avatars ; Segment vert — taille tables/index BD ; Badge jaune — avertissement expiration disque supplémentaire payant.

• Archive fichiers : Registre tous fichiers jamais téléchargés clinique. Trouvez radios lourdes, filtrez patient téléchargez max 100 fichiers ZIP unique (PC).

Outil nettoyage base données

Paramètres → Gestion stockage → Nettoyage BD

1. Libère quota disque sécurité.
2. Définissez cadre temporel (ex: tout antérieur 2 ans).
3. Sélectionnez cibles nettoyage : Anciens logs système, RDV annulés sans paiements, plans archivés sans dettes.
4. Cliquez 'Aperçu nettoyage' — système calcule lignes supprimables sans suppression effective.
5. Cliquez 'Exécuter nettoyage' (suppression entités médicales requiert mot passe admin). Après opération système optimise tables automatiquement (VACUUM).

Grille tarifaire renouvellement

Paramètres → Facturation & Abonnement

• Carte affiche plan actuel, effectif max docteurs date expiration.

• Remises prépaiement disponibles : 1 mois — prix base ; 3 mois — 5% remise ; 6 mois — 10% remise ; 12 mois — payez 10 mois (2 mois offerts).

• Espace disque supplémentaire acheté packs séparés sans nécessité passer plan coûteux.

Programme parrainage

Paramètres → Programme parrainage

• Dans 'Paramètres' → 'Programme parrainage' copiez lien unique.

• Partagez lien collègues autres cliniques.

• Quand nouvelle clinique inscrit via lien effectue premier paiement abonnement, après période protection 30 jours bonus USD non périssable crédité solde parrainage.

• Crédit parrainage accumulé applicable paiement propre plan/disque suppl. bouton 'Utiliser solde'.

Caractéristiques fonctionnement mobiles

Interface smartphones tablettes

Interface OraFlow adaptée smartphones/tablettes technologie Capacitor :

1. Navigation inférieure (Bottom Nav) : Sections principales (Planning, Patients, Analytique, Paramètres) déplacées bas écran sous pouce.

2. Pile patients ouverts : Si plusieurs fiches patients ouvertes bouton icône pile compteur apparaît panneau inférieur. Touchez basculer patients ouverts une touche.

3. Gestion visite tactile : Tap court ouvre carte actions ; appui long 300ms active mode glisser doigt replanification.

4. Gestes radios : Double tap zoom zone, pincer écarter deux doigts (pinch-to-zoom) échelle détails fluidement.

Heure RDV occupée autre consultation

error_time_slot_busy

Cause : Heure sélectionnée chevauche autre RDV ce docteur.

Solution : Changez heure début, réduisez durée choisissez autre docteur libre.

Docteur travaille pas heure sélectionnée

error_doctor_not_working

Cause : Heure visite hors planning travail docteur.

Solution : Vérifiez heures 'Planning travail' ajoutez vacation individuelle ce jour.

Impossible supprimer RDV paiements enregistrés

error_delete_appointment_with_payments

Cause : Tentative suppression visite paiements saisis caisse.

Solution : Allez visite cliquez paiements annulez (supprimez) tous paiements. Soldés zéro RDV supprime.

Patient téléphone/email existe déjà

error_duplicate_phone

Cause : Patient enregistré téléphone/mail (error_duplicate_phone/error_duplicate_email).

Solution : Trouvez patient existant recherche 'Patients'. Système protège contre doublons.

Nom date naissance correspondent (Doublon possible)

error_possible_duplicate_name_dob

Cause : Nom date naissance correspondent patient existant.

Solution : Vérifiez soigneusement correspondance. Si vraiment personne différente/homonyme — cliquez 'Créer quand même'.

Impossible supprimer patient visites actives

cannot_delete_patient_active_appointments

Cause : Tentative suppression patient futures visites incomplètes.

Solution : Annulez complétez tous RDV patient puis supprimez.

Impossible supprimer unique admin clinique

last_admin_cannot_delete

Cause : Tentative suppression/changement rôle unique admin clinique (last_admin_cannot_delete/last_admin_cannot_change_role).

Solution : Interdit. Clinique rester sans gestionnaire impossible. Attribuez rôle admin autre employé d'abord.

Impossible supprimer docteur RDV programmés

cannot_delete_staff_with_active_appointments

Cause : Tentative suppression docteur RDV programmés.

Solution : Ouvrez planning réattribuez futurs RDV autres docteurs.

Impossible supprimer succursale personnel

cannot_delete_branch_with_staff

Cause : Tentative suppression succursale utilisateurs liés.

Solution : Dans 'Personnel clinique' transférez employés succursale autre adresse puis supprimez succursale vide.

Impossible supprimer succursale processus actifs

cannot_delete_branch_with_active_appointments

Cause : Succursale visites/plans traitement ouverts.

Solution : Terminez, annulez reliez processus actifs autre succursale.

Mode 'Lecture seule' : Abonnement expiré

error_subscription_expired

Cause : Période abonnement payé clinique expirée.

Solution : Système bloqué modifications automatiquement (mode Lecture seule). Allez 'Facturation & Abonnement' renouvelez plan.

Limite personnel dépassée nouveau plan

error_downgrade_staff_limit_exceeded

Cause : Rétrogradation plan limite personnel inférieure créés actuellement.

Solution : Plus personnes créées permet nouveau plan. Supprimez personnel inactif d'abord respecter limite.

Transition clinique vers plan 'Solo' interdite

error_clinic_to_solo_forbidden

Cause : Clinique tente passer plan 'Solo'.

Solution : Transition clinique multi-employés/succursales vers plan mono-utilisateur 'Solo' architecturalement impossible.

Solde bonus insuffisant déduction

error_insufficient_bonus_balance

Cause : Montant déduire dépasse solde bonus patient.

Solution : Spécifiez montant bonus ≤ solde actuel patient.

Fonds insuffisants carte cadeau

error_insufficient_gift_card_balance

Cause : Déduction dépasse solde carte cadeau.

Solution : Vérifiez solde carte onglet 'Fidélité' patient déduisez montant disponible uniquement.

Limite messages fil 'Deuxième avis' dépassée

error_feed_rate_limit

Cause : Limite publications fil 'Deuxième avis' dépassée.

Solution : Essai — max 1 post/heure, Payant — max 30/heure. Attendez réinitialisation fenêtre temporelle.