Knowledge Base e Guida Utente OraFlow

Tabella riassuntiva diritti e responsabilità personale

Impostazioni → Personale clinica

• Super Admin Clinica (admin): Intera clinica e tutte le filiali (branch_id = null). Accesso completo: filiali, personale, matrice prezzi, prenotazione online, sconti globali, tutta l'analitica, fatturazione, pulizia DB, SMTP. Non può eliminare se stesso né cambiare ruolo se unico admin.

• Admin Filiale (branch_admin): Solo propria filiale (branch_id). Gestisce personale propria filiale, listino prezzi locale, cassa e appuntamenti propria filiale, report cassiere. Vietato: creare admin o altri branch_admin, eliminare filiali, rinominare filiali, accedere sezioni globali (fatturazione piano, quote disco, SMTP globale).

• Dentista Clinica (dentist): Propria filiale e solo pazienti assegnati. Proprio orario, registro appuntamenti, odontogramma, radiografie e storia trattamento pazienti assegnati, chat 'Secondo parere'. Negato accesso cartella medica (odontogramma, rx, storia) se paziente non assegnato. Non può accettare pagamenti.

• Dentista Singolo (dentist senza clinic_id): Account personale (studio privato). Funzionalità completa: proprio admin, cassiere e dentista. Accesso sconti, prenotazione online, logo personale, analitica, fatturazione. Nessun modulo filiali né personale terzi.

• Operatore / Reception (operator): Solo propria filiale. Creazione pazienti, registro appuntamenti, accettazione pagamenti, stampa ricevute, report turno cassa. Divieto assoluto dati medici: non vede file rx, odontogrammi né storia dentale.

Video lezioni: da dove iniziare

Brevi video mostrano come iniziare a lavorare con OraFlow. Inizi inserendo l'orario di lavoro, il resto sarà chiaro strada facendo. Vanno bene sia per le cliniche sia per i dentisti singoli. Tutti i video sono in un'unica playlist e quelli nuovi vengono aggiunti lì.

Guarda le video lezioni su YouTube

Registrazione e attivazione account

Pagina /register

1. Vai alla pagina registrazione (/register).
2. Seleziona tipo account: 'Dentista' (studio individuale 1 dottore) o 'Clinica' (organizzazioni multipli dottori/filiali; specifica limite personale: 6, 11, 16, 31).
3. Compila campi obbligatori: username, password, nome, cognome, email lavoro, telefono (prefisso paese) e nome clinica.
4. Controlla email. Clicca link attivare account (link valido 24 ore).

Configurazione dettagli, fuso orario e valuta

Impostazioni → Branding & Widget / Impostazioni → Listino prezzi

1. Fuso orario: Vai 'Impostazioni' → 'Branding & Widget' (fondo pagina). Clicca matita campo fuso orario seleziona regione. Confini turno, slot online e report finanziari calcolati rigorosamente secondo fuso clinica, non dispositivo utente.
2. Valuta fatturazione: Vai 'Impostazioni' → 'Listino prezzi'. Angolo superiore destro seleziona valuta (USD, EUR, RUB, AMD, AED, CNY o personalizzata max 4 car.). Valuta unica intera clinica.
3. Logo: In 'Branding & Widget' → 'Loghi', carica logo clinica (JPEG/PNG fino 5 MB). Sistema ottimizza automaticamente dimensioni contenitore 288×96 px senza ritagliare testo.

Aggiunta filiali e personale

Impostazioni → Personale clinica

1. Filiali: Vai 'Impostazioni' → 'Personale clinica' → scheda 'Clinica & Filiali'. Clicca '+ Aggiungi filiale', indica nome, indirizzo esatto, telefono/i.
2. Personale: Scheda 'Personale', clicca '+ Aggiungi dipendente'. Inserisci username, nome completo, email, telefono, seleziona ruolo e filiale. Password temporanea generata inviata automaticamente email dipendente.

Configurazione email notifiche (SMTP)

Impostazioni → Notifiche → Impostazioni SMTP

1. Apri 'Impostazioni' → 'Notifiche' → 'Impostazioni SMTP'.
2. Inserisci server, porta (solitamente 465 SSL o 587 TLS), login (tua email), password.
3. Per Gmail / Yandex: Usa Password applicazione speciale 16 cifre generata impostazioni sicurezza servizio mail, non password principale.
4. Inserisci indirizzo test campo 'Email test' clicca 'Test'.
5. Dopo invio riuscito clicca 'Salva'.

Opzioni costruzione orario dottori

Impostazioni → Orario lavoro

• Per giorni settimana: Attiva giorni lavorativi richiesti (Lun, Mar, Mer...). Imposta ora inizio/fine ogni giorno. Aggiungere pausa clicca '+ Aggiungi intervallo' (es: 09:00–14:00 e 15:00–19:00). Lunghezza minima intervallo 15 min; sovrapposizioni bloccate automaticamente.

• Giorni pari / dispari: Sistema determina orario numero giorno calendario (2, 4, 6... o 1, 3, 5...). Configura ore lavoro turni pari/dispari. Blocco 'Escludi giorni settimana' disattiva giorni riposo regolari (es: togli sabato domenica sempre non lavorativi indipendentemente data).

Calendario eccezioni e storico turni

Impostazioni → Orario lavoro → Calendario interattivo

• Assegnare giorno riposo non programmato: Clicca giorno lavorativo calendario — data marcata contorno rosso. Prenotazioni online/regolari chiuse.

• Assegnare turno lavorativo giorno riposo: Clicca qualsiasi giorno non lavorativo. Finestra popup imposta ore lavoro specificamente quella data.

• Storico orari: Sistema salva tutte versioni precedenti. Appuntamenti passati non spostati modifica orario attuale.

Modalità griglia orario

Orario

• Vista giornaliera (per personale): Intestazione mostra tutti dottori filiale selezionata colonne parallele.

• Vista settimanale: Mostra 7 giorni settimana dottore selezionato.

• Cambio rapido formato ora: Clicca scala temporale sinistra commutare istantaneamente modalità 24h / 12h (AM/PM).

Creare appuntamento

Orario

1. Clicca slot blu libero colonna dottore (o 'Prenota appuntamento'). Colore blu indica tempo rientra orario lavoro dottore.
2. Finestra prenotazione trova paziente esistente nome/telefono/email (ricerca da 3 caratteri) inserisci nuovo nome clicca 'Crea nuovo paziente'.
3. Seleziona procedure listino prezzi (durata/prezzo sommati automaticamente).
4. Specifica tipo visita: Visita singola o Visita piano trattamento (se paziente piano aperto).
5. Regola durata manualmente necessario aggiungi nota.
6. Clicca 'Salva'.

Stati visita e transizioni

Orario → Clic blocco visita

Clic blocco appuntamento griglia apre scheda gestione:

• pending (In attesa, giallo) — appuntamento creato, paziente non confermato.

• confirmed (Confermato, verde) — paziente confermato presenza (tel/SMS).

• arrived (Arrivato / Check-in, turchese) — paziente arrivato reception.

• completed (Completato, viola) — visita effettuata. Se legata piano trattamento sistema chiede: 'Completare solo questa visita o intero piano?'.

• no-show (Assente, rosso) — paziente assente senza preavviso.

• cancelled (Annullato, rosso) — appuntamento annullato.

Riprogrammare appuntamento (Drag-and-Drop)

Orario

• Su PC: Tieni premuto blocco tasto sinistro mouse trascina altra ora/colonna altro dottore.

• Su Smartphone/Tablet: Pressione lunga blocco 300ms, dopo leggera vibrazione trascina slot.

• Sistema richiede conferma. Se dottore target già appuntamento quell'ora/non lavora — sistema rifiuta spostamento spiegazione chiara.

Regole verifica duplicati creazione

Pazienti → Aggiungi paziente

• Blocco rigido: Se clinica paziente stesso telefono/email — sistema errore error_duplicate_phone/error_duplicate_email. Impossibile creare secondo account identico.

• Avviso soft: Se telefono/email unici ma nome completo/data nascita coincidono, sistema mostra: 'Possibile duplicato. Paziente questi dati esiste già. Creare comunque?'. Clicca 'Crea comunque' solo omonimo confermato.

Struttura scheda paziente e assegnazione dottori

Pazienti → [Scheda paziente]

• Profilo: Dati personali, età (auto-calcolata), blocco note modifica rapida.

• Dottori assegnati (solo cliniche): Blocco colonna sinistra profilo. Superadmin/operatore seleziona dottori lista clicca 'Assegna'.

IMPORTANTE: Finché dottore assegnato paziente, questo vede rx, fa voci odontogramma né vede storia dentale.

6.1. Odontogramma (Dental Chart)

Scheda paziente → Odontogramma

1. Commutatore numerazione basso: FDI (11–48) o Universal (1–32).
2. Impostare diagnosi/restauri: Seleziona strumento pannello superiore (es: 'Carie', 'Otturazione', 'Corona', 'Impianto') clicca dente. Dente colora (o vite impianto/perno appare). Ri-clic stesso strumento rimuove segno (ritorna 'Sano').
3. Costruire ponte: Clic strumento 'Ponte' → clic primo dente pilastro (numero pulsa blu) → clic secondo dente pilastro stessa arcata. Sistema connette automaticamente denti intermedi trave monoblocco. Rimuovere ponte seleziona 'Ponte' clicca dente struttura.

6.2. Storia trattamento dentale (Tooth History)

Scheda paziente → Odontogramma

1. Disattiva strumenti barra odontogramma (modalità cursore).
2. Clicca dente — pannello storia scorre destra.
3. Clicca '+ Aggiungi voce', inserisci protocollo trattamento, clicca 'Salva'.
4. Audit medico: Clic 'Modifica' vecchia voce testo originale cancellato no. Barrato salvato storico versioni nota chi/quando modificato.

6.3. Archiviazione rx e foto (File)

Scheda paziente → File

• Caricamento: Clic blocco caricamento alto scheda 'File'. Seleziona file PC scatta foto mobile/tablet.

• Opzione 'Comprimi foto': Attiva default. Riduce foto pesanti Full HD (1920×1080), risparmiando quota disco senza perdere valore diagnostico.

• Collegamento denti: Prima caricamento clicca numeri denti mini-schema mascella interattivo. Immagine auto-collegata denti visibile storia dentale.

• Visualizzazione (Lightbox): Clic miniatura apre visualizzatore schermo intero. Zoom fluido rotella mouse gesto pinch-to-zoom mobile.

Ciclo vita e calcolo piano trattamento

Scheda paziente → Piani trattamento

1. Clicca 'Crea piano', inserisci nome (es: 'Implantologia & Protesi 2026'). Paziente solo piano attivo volta.
2. Collegamento filiale: Seleziona filiale trattamento svolgerà. Costi procedure ricalcolati istantaneamente tariffario filiale.
3. Aggiunta procedure: Digita nome procedura ricerca seleziona. Ripeti fasi.
4. Sconti piano: Se sconti applicabili esistono blocco blu pulsante 'Applica sconto' appare.
5. Prezzo contrattuale (manuale): Clic icona matita 'Costo totale' inserisci importo concordato. Sistema registra differenza sconto manuale personale.
6. Pagamento piano: Paziente pagare rate (acconti). Barra progresso mostra rapporto 'Pagato / Residuo'.
7. Completamento: Tutte procedure fatte seleziona 'Completa piano' menu azioni (tre puntini). Poi creare nuovo piano.

Come accettare pagamento paziente?

Calendario → Visita → 'Registra pagamento' OPPURE Scheda paziente → 'Pagamenti'

1. Da Calendario: Clic appuntamento → pulsante verde 'Registra pagamento'.
2. Da Scheda paziente: Apri scheda 'Pagamenti'/'Piani trattamento' → pulsante icona carta bancaria.
3. Finestra popup seleziona causale pagamento (visita singola/piano trattamento), indica importo (saldo dovuto precompilato), seleziona metodo (Carta, Contanti, Bonifico, Carta regalo/Bonus), seleziona dottore beneficiario ricavi.
4. Clicca 'Salva pagamento'.

Pagamento bonus/carta regalo

Finestra pagamento

• Se paziente certificato regalo/bonus saldo disponibile mostrato pulsanti rispettivi.

• Se importo pagamento supera saldo bonus/valore nominale carta — sistema errore indicando bilancio esatto disponibile.

Correzione errori cassiere e rimborsi (Storno)

Scheda paziente → Scheda 'Pagamenti'

1. In OraFlow storico finanziario immutabile leggi contabili. Riga pagamento cancellabile senza traccia impossibile.
2. Vai scheda 'Pagamenti' paziente.
3. Espandi piano/visita pertinente.
4. Riga pagamento errato clicca menu azioni (tre puntini) destra.
5. Clicca 'Elimina' (annullamento totale)/'Modifica' (cambiare importo/metodo).
6. Risultato automatico: Pagamento errato barrato rosso (is_deleted = true), scrittura compensativa storno importo negativo creata, cashback accumulato detratto conto bonus, punti/certificati ritornati saldo, debito totale paziente ricalcolato tempo reale.

9.1. Regole interazione sconti (Politiche)

Impostazioni → Gestione sconti → Impostazioni generali

• Priorità: Confronta tutti sconti attivati applica più vantaggioso paziente.

• Cascata: Sconti formano catena applicata sequenzialmente prezzo residuo.

• Sommabile: Percentuali sconto personale paziente promo globale sommate.

9.2. Creazione programmi fedeltà

Impostazioni → Gestione sconti

Clic 'Crea sconto' offre 4 opzioni:

1. Promo globale: Sconto automatico tutti (es: '-20% igiene maggio').

2. Assegnazione manuale: Template sconto admin allega manualmente clienti VIP specifici scheda.

3. Codice promo condiviso: Parola chiave (es: INSTA2026) dà sconto inserimento.

4. Template generatore codici unici: Base stampa coupon usa-e-getta.

9.3. Generatore codici promo unici

Impostazioni → Gestione sconti → Generatore codici

1. Vai blocco 'Generatore codici promo unici'.
2. Seleziona template promo.
3. Definisci quantità (max 1000 volta) prefisso (max 12 car. latini es: ESTATE).
4. Clicca 'Genera'. Codici copiabili lista esportabili CSV/TXT mailing/tipografia.

9.4. Certificati regalo (Carte regalo)

Impostazioni → Gestione sconti → Carte regalo

1. Certificato singolo: Scegli 'Emissione singola', indica valore facciale validità. Sistema genera codice unico 10 cifre.
2. Lotto stampa: Scegli 'Emissione lotto', inserisci nome serie (es: 'Natale 5000'), quantità (max 500), valore facciale. Esporta lotto CSV produzione carte plastiche.
3. Attivazione: Scheda paziente scheda 'Fedeltà' inserisci codice certificato campo 'Carte regalo' clicca 'Attiva'.

Creare link pubblico e codice QR

Impostazioni → Branding & Widget → Widget prenotazione online

1. Inserisci nome operativo link (es: 'Taplink Terapia').
2. Definisci ambito: Intera clinica (paziente sceglie filiale/dottore/procedura), Filiale (prenotazione indirizzo specifico solo) o Dottore (link personale dottore specifico).
3. Spunta procedure disponibili selezione online paziente.
4. Attiva 'Mostra prezzi' visualizzare tariffe.
5. Clicca 'Crea link'.

Codici QR stampa e messaggistica

Impostazioni → Branding & Widget → Icona QR link

Finestra modale puoi:

• Cliccare 'Scarica PNG' — inviare designer (stampa bancone, biglietti visita, flyer).

• Cliccare 'WhatsApp'/'Email' — invio rapido link paziente.

• Copiare link diretto formato https://your-domain.com/book/xxxxxxxx.

Vista prenotazione paziente (4 step)

Widget pubblico prenotazione

1. Step 1: Selezione servizio.
2. Step 2: Selezione dottore (se fissato link).
3. Step 3: Selezione data fascia oraria libera orario reale clinica.
4. Step 4: Inserimento nome/telefono/data nascita. Conferma appuntamento appare istantaneamente griglia orario stato pending etichetta 'Prenotazione online'.

Utilizzo modulo report significato metriche

Analitica (icona grafico pannello superiore)

1. Blocco superiore spunta report necessari:
2. • Sintesi: Cassa totale periodo debito totale pazienti.
3. • Flusso pazienti: Quantità nuovi pazienti visite ricorrenti.
4. • Passività: Volume sconti emessi, denaro carte regalo punti bonus.
5. • Per dottori: Ricavi ripartiti dottori.
6. • Debitori: Tabella dettagliata debiti indicante filiale origine.
7. • Piani trattamento: Registro piani attivi, costo % pagato.
8. • Popolarità procedure: Frequenza esecuzione unità costo base.
9. • Report cassiere: Riconciliazione cassa ripartita admin tipi pagamento (contanti, terminale, bonus).
10. Imposta intervallo date, filiale, dottore, clicca 'Genera report'.
11. Qualsiasi tabella esportabile Excel/CSV pulsante icona file.

Canali comunicazione regole sicurezza

Icona messaggio angolo superiore destro

Pannello scorrevole apre clic icona dialogo intestazione destra:

• Chat filiale/clinica: Messaggi operativi servizio turno guardia.

• Messaggi diretti (DMs): Corrispondenza personale staff (punto verde = 'online').

• Feed 'Secondo parere' (dottori): Seleziona specialità (Terapia, Ortodonzia, Chirurgia...) lingua. Pubblica casi clinici complessi rx discussione colleghi piattaforma. Limiti: Piano gratis — 1 msg/ora, Pagato — max 30/ora.

• Catalogo 'Pronti aiutare': Attiva 'Pronto aiutare' altri dottori piattaforma richiedere consulenza online urgente.

• Rete partner (Partners): Modulo B2B collaborazione cliniche indipendenti (invio TC, anestesia, laboratorio). Trova clinica partner ricerca invia richiesta partnership. Approvazione apre chat inter-clinica condivisa.

POLITICA RISERVATEZZA: Chat funzionano storage ultra-veloce durata vita automatica messaggi 24 ore. Dopo 24h storico messaggi eliminato automaticamente.

Indicatore storage archivio file

Impostazioni → Gestione storage

• Indicatore storage mostra occupazione reale spazio: Segmento blu — file fisici rx/loghi/avatar; Segmento verde — dimensione tabelle/indici DB; Badge giallo — avviso scadenza disco extra pagato.

• Archivio file: Registro tutti file mai caricati clinica. Trova rx pesanti, filtra paziente scarica max 100 file ZIP unico (PC).

Strumento pulizia database

Impostazioni → Gestione storage → Pulizia DB

1. Libera quota disco sicurezza.
2. Definisci arco temporale (es: tutto anteriore 2 anni).
3. Seleziona target pulizia: Vecchi log sistema, appuntamenti annullati senza pagamenti, piani archiviati senza debiti.
4. Clicca 'Anteprima pulizia' — sistema calcola righe eliminabili senza cancellazione effettiva.
5. Clicca 'Esegui pulizia' (eliminazione entità mediche richiede password admin). Dopo operazione sistema ottimizza tabelle automaticamente (VACUUM).

Griglia tariffaria rinnovo

Impostazioni → Fatturazione & Abbonamento

• Card mostra piano attuale, organico max dottori data scadenza.

• Sconti prepagato disponibili: 1 mese — prezzo base; 3 mesi — 5% sconto; 6 mesi — 10% sconto; 12 mesi — paga 10 mesi (2 mesi gratis).

• Spazio disco extra acquistato pacchetti separati senza necessità passare piano costoso.

Programma referral

Impostazioni → Programma referral

• In 'Impostazioni' → 'Programma referral' copia link unico.

• Condividi link colleghi altre cliniche.

• Quando nuova clinica iscrive via link effettua primo pagamento abbonamento, dopo periodo protezione 30 giorni bonus USD non scadente accreditato saldo referral.

• Credito referral accumulato applicabile pagamento proprio piano/disco extra pulsante 'Usa saldo'.

Caratteristiche funzionamento mobili

Interfaccia smartphone tablet

Interfaccia OraFlow adattata smartphone/tablet tecnologia Capacitor:

1. Navigazione inferiore (Bottom Nav): Sezioni principali (Orario, Pazienti, Analitica, Impostazioni) spostate basso schermo sotto pollice.

2. Stack pazienti aperti: Se multiple schede pazienti aperte pulsante icona stack contatore appare pannello inferiore. Tocca commutare pazienti aperti un tap.

3. Gestione visita touchscreen: Tap corto apre card azioni; pressione lunga 300ms attiva modalità trascinamento dito riprogrammazione.

4. Gesti rx: Doppio tap zoom area, pizzicare allargare due dita (pinch-to-zoom) scala dettagli fluidamente.

Ora appuntamento occupata altra visita

error_time_slot_busy

Causa: Ora selezionata sovrappone altro appuntamento questo dottore.

Soluzione: Cambia ora inizio, riduci durata scegli altro dottore libero.

Dottore lavora ora selezionata

error_doctor_not_working

Causa: Ora visita fuori orario lavoro dottore.

Soluzione: Verifica ore 'Orario lavoro' aggiungi turno individuale quel giorno.

Impossibile eliminare appuntamento pagamenti registrati

error_delete_appointment_with_payments

Causa: Tentativo eliminazione visita pagamenti inseriti cassa.

Soluzione: Vai visita clicca pagamenti fai storno (elimina) tutti pagamenti. Azzerati appuntamento elimina.

Paziente telefono/email esiste già

error_duplicate_phone

Causa: Paziente registrato telefono/mail (error_duplicate_phone/error_duplicate_email).

Soluzione: Trova paziente esistente ricerca 'Pazienti'. Sistema protegge contro duplicati.

Nome data nascita coincidono (Possibile duplicato)

error_possible_duplicate_name_dob

Causa: Nome data nascita coincidono paziente esistente.

Soluzione: Verifica attentamente coincidenza. Se davvero persona diversa/omonimo — clicca 'Crea comunque'.

Impossibile eliminare paziente visite attive

cannot_delete_patient_active_appointments

Causa: Tentativo eliminazione paziente future visite incomplete.

Soluzione: Annulla completa tutti appuntamenti paziente poi elimina.

Impossibile eliminare unico admin clinica

last_admin_cannot_delete

Causa: Tentativo eliminazione/cambio ruolo unico admin clinica (last_admin_cannot_delete/last_admin_cannot_change_role).

Soluzione: Vietato. Clinica restare senza gestore impossibile. Assegna ruolo admin altro dipendente prima.

Impossibile eliminare dottore appuntamenti programmati

cannot_delete_staff_with_active_appointments

Causa: Tentativo eliminazione dottore appuntamenti programmati.

Soluzione: Apri orario riassegna futuri appuntamenti altri dottori.

Impossibile eliminare filiale personale

cannot_delete_branch_with_staff

Causa: Tentativo eliminazione filiale utenti collegati.

Soluzione: In 'Personale clinica' trasferisci dipendenti filiale altro indirizzo poi elimina filiale vuota.

Impossibile eliminare filiale processi attivi

cannot_delete_branch_with_active_appointments

Causa: Filiale visite/piani trattamento aperti.

Soluzione: Completa, annulla ricollega processi attivi altra filiale.

Modalità 'Sola lettura': Abbonamento scaduto

error_subscription_expired

Causa: Periodo abbonamento pagato clinica scaduto.

Soluzione: Sistema bloccato modifiche automaticamente (modalità Sola lettura). Vai 'Fatturazione & Abbonamento' rinnova piano.

Limite personale superato nuovo piano

error_downgrade_staff_limit_exceeded

Causa: Downgrade piano limite personale inferiore creati attualmente.

Soluzione: Più persone create permette nuovo piano. Elimina personale inattivo prima rientrare limite.

Transizione clinica verso piano 'Solo' vietata

error_clinic_to_solo_forbidden

Causa: Clinica tenta passare piano 'Solo'.

Soluzione: Transizione clinica multi-dipendenti/filiali verso piano mono-utente 'Solo' architetturalmente impossibile.

Saldo bonus insufficiente detrazione

error_insufficient_bonus_balance

Causa: Importo detrarre supera saldo bonus paziente.

Soluzione: Specifica importo bonus ≤ saldo attuale paziente.

Fondi insufficienti carta regalo

error_insufficient_gift_card_balance

Causa: Detrazione supera saldo carta regalo.

Soluzione: Verifica saldo carta scheda 'Fedeltà' paziente detrai importo disponibile solo.

Limite messaggi feed 'Secondo parere' superato

error_feed_rate_limit

Causa: Limite pubblicazioni feed 'Secondo parere' superato.

Soluzione: Trial — max 1 post/ora, Pagato — max 30/ora. Attendi reset finestra temporale.